Nyttige verktøy for hjelpere - Teknologiguide

Når du jobber som hjelper, kan riktige verktøy gjøre en stor forskjell. De kan spare deg for tid, gi deg bedre oversikt og gjøre deg mer profesjonell i møte med kundene dine. Her er en gjennomgang av verktøy mange hjelpere har hatt god nytte av.

For å holde oversikt over oppgaver og prosjekter
Flere gode løsninger hjelper deg med å organisere arbeidet ditt på en ryddig og effektiv måte.

Trello er en enkel og visuell måte å følge med på prosjekter og oppgaver. Det er gratis å bruke, og passer godt for deg som har oversikt i hodet, men trenger et digitalt system som ikke blir for komplisert.

Notion gir deg mulighet til å samle alt på ett sted. Du kan holde styr på kundelister, notater, dokumenter og fremdriftsplaner, og det er gratis å bruke for personlig bruk.

Asana egner seg spesielt godt hvis du jobber med større prosjekter eller i samarbeid med andre. Det har funksjoner for både tidsfrister og rapportering, og gir deg bedre kontroll når det skjer mye samtidig.

Når du skal sende faktura og holde orden på økonomien
Å holde styr på regninger og inntekter er avgjørende, og det finnes flere verktøy som forenkler dette.

Fiken er en norsk regnskapsløsning som er tilpasset norske regler og rutiner. Den er brukervennlig og passer godt for små virksomheter.

PowerOffice gir deg alt på ett sted, med regnskap, fakturering og lønn. Det krever litt mer, men fungerer godt for deg som har mange kunder eller flere ansatte.

Wave er et gratis alternativ som tilbyr både fakturering og enkel regnskapsføring. Det er ikke like godt tilpasset norske forhold, men kan fungere hvis du vil ha en helt kostnadsfri løsning.

For god kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere
Å ha en tydelig og effektiv kanal for kommunikasjon gjør hverdagen enklere, både for deg og kundene dine.

Slack gjør det lett å organisere meldinger, dele filer og ha oversikt over samtaler med ulike personer eller grupper. Alt blir søkbart og lett tilgjengelig.

Microsoft Teams er mye brukt i større bedrifter, og gir deg videomøter, chat, skjermdeling og samarbeid på dokumenter i ett og samme verktøy.

WhatsApp Business er praktisk for deg som har direktekontakt med kunder via mobil. Du kan lage enkle autosvar og vise frem tjenestene dine i en liten katalog.

For å vite hvordan tiden din faktisk brukes
Tidsregistrering hjelper deg med å sette riktige priser og forstå hvor mye tid ulike oppgaver krever.

Toggl Track er lett å bruke, gir deg oversikt over tidsbruk på ulike prosjekter, og har en gratisversjon som dekker det meste.

RescueTime registrerer hva du bruker tiden din på, helt automatisk. Det gir deg innsikt i vaner og mulige distraksjoner, og kan være nyttig hvis du vil bli mer bevisst på egen effektivitet.

For markedsføring og synlighet
Når du vil nå ut til flere, er det viktig å ha gode verktøy for innhold og kommunikasjon.

Buffer gjør det enkelt å planlegge innlegg i sosiale medier på forhånd, og du får innsikt i hva som fungerer best.

Canva gir deg muligheten til å lage profesjonelle grafiske materiell, selv om du ikke har designbakgrunn. Her kan du lage alt fra brosjyrer og visittkort til innlegg i sosiale medier.

Mailchimp hjelper deg med å sende nyhetsbrev og e-poster til kundene dine. Du kan dele inn mottakere i grupper og analysere hvilke e-poster som blir åpnet og klikket på.

For trygg lagring og tilgang til filer
Digitale filer bør være lett tilgjengelige, og samtidig være lagret sikkert.

Google Drive gir deg 15 GB gratis lagring og mulighet for samtidig redigering. Det fungerer godt sammen med mange andre verktøy og er lett å bruke på tvers av enheter.

Dropbox er et pålitelig alternativ for lagring og deling av filer, med god kontroll på tidligere versjoner og hvem som har tilgang til hva.

Når du trenger litt ekstra hjelp
Kunstig intelligens og smarte assistenter kan faktisk spare deg for mange arbeidstimer.

ChatGPT kan hjelpe deg med å skrive e-poster, lage forslag til markedsføring, oversette tekster eller utvikle ideer. Du skriver inn hva du trenger, og får svar med en gang.

Grammarly er nyttig hvis du skriver mye, og ønsker å unngå skrivefeil eller få hjelp til å tilpasse tone og språk i ulike situasjoner.

Slik velger du verktøy som passer deg
Start i det små, og velg verktøy som løser konkrete behov du har nå. Mange verktøy tilbyr gratisversjoner, så du kan prøve deg frem før du eventuelt betaler for noe. Tenk på hvordan verktøyene spiller sammen med hverandre, og hvor mye tid de faktisk sparer deg. Det trenger ikke være dyrt for å være nyttig.

Kom i gang trinn for trinn
Første måned kan du fokusere på prosjektstyring og fakturering. Neste måned kan du legge til verktøy for kommunikasjon og tidsregistrering. Når du begynner å få mer å gjøre, kan du se på markedsføringsverktøy som gir deg økt synlighet og nye kunder.

Til slutt
Du trenger ikke bruke alt på én gang. Det viktigste er at verktøyene du velger faktisk hjelper deg i hverdagen. Finn det som passer for deg og din måte å jobbe på, og utvid etter hvert som du vokser. Det å bruke litt tid på å lære verktøyene ordentlig nå, vil spare deg for mye tid og frustrasjon senere.