Formål
Prosjektkoordinatoren er ansvarlig for å levere essensiell økonomisk og administrativ støtte for å sikre nøyaktig prosjektgjennomføring på både lokale og internasjonale operasjoner. Som et sentralt medlem av et globalt distribuert prosjektteam, har rollen et sterkt fokus på økonomirelaterte oppgaver, samtidig som den støtter prosjektledere med strukturert rapportering, dokumentasjon og tverrfunksjonell koordinering. Ved å opprettholde presise økonomiske data og legge til rette for tydelig kommunikasjon mellom regionale og globale interessenter, bidrar prosjektkoordinatoren til konsistens, etterlevelse og effektivitet i prosjektøkonomiske prosesser på verdensbasis.

Ansvarsområder
• Opprette og vedlikeholde prosjekter og prosjektmapper i ERP-systemer og definerte strukturer.
• Opprette og oppdatere salgsordre i ERP-systemet, inkludert faktureringsplaner og faktureringsmilepæler.
• Registrere og oppdatere plan-/mål tall i ERP-systemet.
• Støtte prosjektledere med prosjektopprettelse, kundefakturering og internfakturering (IC).
• Overvåke og rapportere status for kundefordringer (AR) til prosjektledere og eskalere forfalte poster.
• Bistå prosjektledere med daglig administrativ og operativ støtte.
• Koordinere aktiviteter som angitt av prosjektledere og/eller økonomiavdelingen.
• Forberede og vedlikeholde korrekt dokumentasjon og arkivering for avdelingen.
• Yte generell administrativ støtte og håndtere ad-hoc-oppgaver etter behov.
• Andre oppgaver som tildeles.

Kvalifikasjoner og krav
• Fagskole- eller høyskolegrad innen administrasjon, økonomi eller tilsvarende er foretrukket.
• Minimum 2 års erfaring i en rolle som prosjektkoordinator, prosjektadministrator, prosjektcontroller eller lignende.
• Solid kunnskap om ERP-systemer og erfaring med prosjektopprettelse og faktureringsprosesser.
• Kjennskap til kundefakturering, internfakturering (IC) og AR-oppfølging.
• Sertifisering innen prosjektledelse er en fordel.
• Evne til å produsere nøyaktige rapporter og opprettholde god dokumentasjon.
• Kunnskap om prosjektledelsesmetodikk og økonomiske prosesser.
• Fremragende muntlige og skriftlige norskkunnskaper; gode engelskkunnskaper er en fordel.
• God kompetanse i Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); avanserte Excel-ferdigheter foretrukket.
• Erfaring med prosjektverktøy som Power BI eller JIRA er et pluss.
• Sterke organisatoriske evner, høy nøyaktighet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig.

Kompetanser
• Prosjektkoordinering: Evne til å håndtere flere oppgaver og frister samtidig, og støtte prosjektledere effektivt.
• Økonomisk nøyaktighet: Dyktig innen fakturering, AR-overvåkning og etterlevelse av økonomiske prosedyrer.
• ERP-kompetanse: Erfaren med ERP-systemer for prosjektoppsett, fakturering og rapportering.
• Analytisk tenkning: Evne til å tolke data og levere handlingsrettede innsikter.
• Kommunikasjon: Gode samarbeidsevner med prosjektledere, økonomiavdelingen og eksterne interessenter.
• Problemløsning: Proaktiv tilnærming til å løse problemer og forbedre prosesser.
• Tilpasningsevne: Komfortabel med et dynamisk og raskt skiftende arbeidsmiljø.

Fordeler
• Gode og langsiktige karriere- og utviklingsmuligheter
• Utfordrende arbeidsoppgaver i innovative og mangfoldige team
• Konkurransedyktig kompensasjonssystem
• Omfattende forsikrings- og pensjonsordninger (5%), samt rabatter på SATS-treningssenter
• Fleksibel arbeidstid: 37,5 timer per uke, med fleksitid og kjernetid fra 09:00 til 15:00
• 25 feriedager per år
• Et positivt og støttende arbeidsmiljø